Методические рекомендации по выполнению лабораторных работ по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция» для студентов icon

Методические рекомендации по выполнению лабораторных работ по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция» для студентов

НазваниеМетодические рекомендации по выполнению лабораторных работ по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция» для студентов
Дата конвертации16.04.2013
Размер335.71 Kb.
ТипМетодические рекомендации

Министерство образования и науки РФ


Бийский технологический институт (филиал)

федерального государственного бюджетного образовательного

учреждения высшего профессионального образования
          1. «Алтайский государственный технический университет
          2. им. И.И. Ползунова»



Т.И. Макрушина


Правовая и распорядительная системы

документации


Методические рекомендации по выполнению лабораторных работ

по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция» для студентов

специальности 080401всех форм обучения


делопроизводство.jpg


Бийск

Издательство Алтайского государственного технического

университета им. И.И. Ползунова

2012


УДК 651.4/9(075.8)


Рецензент: Г.В. Багров, доцент, к.х.н. БТИ АлтГТУ


^ Макрушина, Т.И.

Правовая и распорядительная системы документации: методические рекомендации по выполнению лабораторных работ по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция» для студентов специальности 080401 всех форм обучения / Т.И. Макрушина; Алт. гос. техн. ун-т, БТИ. – Бийск : Изд-во Алт. гос. техн. ун-та, 2012. – 29 с.


Методические рекомендации содержат теоретический материал по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция», лабораторную работу, рекомендации по ее выполнению и вопросы для защиты работы.


УДК 651.4/9(075.8)


Рассмотрены и одобрены

на заседании кафедры общей химии

и экспертизы товаров.

Протокол № 4 от 20 марта 2012 г.






© Макрушина, Т.И., 2012

© БТИ АлтГТУ, 2012




СОДЕРЖАНИЕ


1 Теоретическая часть……………………………………………….….

4

1.1 Системы документации………………………………………....

4

1.2 Назначение и состав организационно-правовой системы

Документации………………………………………………………..


5

1.3 Назначение и состав организационно-распорядительной

системы документации……………………………………………...


8

2 Лабораторная работа……………………………………………………..

21

2.1 Правовая и распорядительная системы документации………..

21

2.2 Техника безопасности…………………………………………….

25

Литература………………………………………………………………



28



^ 1 ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ




1.1 Системы документации


Любой документ, создаваемый в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются:

– на управленческие;

– на научные;

– на технические (конструкторские);

– на технологические;

– на производственные и др.

^ Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы и составляют собственно объект делопроизводства. Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются следующие системы документации:

– организационно-правовая документация;

– распорядительная документация;

– информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;

– плановая документация;

– отчетная документация;

– документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

– финансовая документация (бухгалтерский учет и отчетность);

– документация по материально-техническому обеспечению;

– договорная документация (основные документы предпринимательской деятельности);

– другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения, организации или предприятия.

Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности.


^ 1.2 Назначение и состав организационно-правовой системы

документации


Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения.

Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

С точки зрения срока действия, организационно-правовые документы относятся к бессрочным; они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в организационно-правовые документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы.

Порядок внесения изменений или их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов.

Разрабатывает организационно-правовые документы руководство учреждения или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения.

Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации и процедуру утверждения.

К организационно-правовым документам относятся:

устав организации, положение об организации;

положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения;

регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства;

штатное расписание;

инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению);

должностные инструкции работникам;

правила, памятки и др .

Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги (формат А4) или на общем бланке, в зависимости от вида документа, при этом обязательными реквизитами являются следующие; наименование организации (также указывается наименование подразделения, если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

Цель разработки организационных документов: – наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями.


1.2.1 Устав


Устав – правовой акт, являющийся одним из учредительных документов и определяющий правовой статус организаций, необходимый для ее государственной регистрации.

Текст устава состоит из разделов:

1) общие положения (определяют задачи и цели создаваемой организации);

2) организационное единство (структурные подразделения, их взаимосвязи);

3) регламент деятельности (формы управления, права и обязанности должностных лиц);

4) финансово-материальная база;

5) отчетная и ревизионная деятельность;

6) порядок ликвидации и ответственность по делам организации.

Общие уставы утверждают высшие органы государственной власти.

Уставы общественных организаций принимают и утверждают съезды этих организаций.

Уставы государственных предприятий и учреждений утверждают вышестоящие органы.

Уставы муниципальных предприятий утверждают районные или городские администрации.

Уставы частных предприятий утверждают владельцы, коллективы при регистрации в областных, краевых, городских или районных администрациях.

Формуляр-образец УСТАВА состоит из реквизитов:

– наименование организации (наименование министерства, ведомства) автора документа;

– организационно-правовую форму юридического лица;

– наименование вида документа – УСТАВ;

– дата;

– номер;

– место издания (город);

– гриф утверждения (если предприятие частное, указывают, кем зарегистрировано, печать);

– текст;

– подпись.


1.2.2 Положение


Положение – правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений.

Положения бывают:

– индивидуальные – об отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления предприятием;

– типовые – о цехах основного производства, структурных подразделениях.

Положения разрабатывают по указанию руководителей предприятия и инициативе руководителей структурных подразделений.

Исполнитель составляет проект положения. Положение подписывает руководитель структурного подразделения и разработчик.

Проект положения согласовывают с юридическим отделом.

Проект положения представляют на утверждение руководителю предприятия.

Положение об организации утверждают с помощью распорядительного документа вышестоящей организации.

Датой положения является дата утверждения документа, если в тексте не указана другая дата.

Положение является сложным документом. Его структура и содержание, как правило, определяет учреждение-разработчик.

Положение о структурном подразделении – организационно-правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы структурного подразделения.

Текст положения о структурном подразделении может включать следующие разделы:

1) общие положения;

2) задачи;

3) структура;

4) функции;

5) права и обязанности;

6) взаимоотношения;

7) ответственность.

Положение о подразделении оформляется на общем бланке организации.

Формуляр-образец (обязательные реквизиты) положения о структурном подразделении являются:

– наименование организации;

– наименование вида документа – ПОЛОЖЕНИЕ;

– дата и номер документа;

– место составления;

– заголовок к тексту;

– текст;

– подписи;

– визы согласования документа;

– гриф утверждения.


^ 1.3 Назначение и состав организационно-распорядительной

системы документации


Распорядительные документыэто документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов, руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативно правовым актам; в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

– необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов;

– необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений), все распорядительные документы делятся на две группы:

– документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

– документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.


^

1.3.1 Распорядительные документы, издаваемые в условиях

единоличного принятия решения



К распорядительным документам, издаваемым в условиях единоличного принятия решения, относятся приказы, распоряжения, указания.

В условиях единоличного принятия решений власть, по всем вопросам управления в организации, принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления).

1.3.1.1 Приказ

Приказ (по основной деятельности) – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующий на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия.


Приказ – это основной распорядительный документ. Приказами оформляются: порядок деятельности предприятия, решения и поручения по организации работы, организационные мероприятия, итоги работы, результаты ревизий и т.д.

Приказы издают только по необходимости. Изменения, дополнения, отмену приказов производят только на основе новых приказов.

Подготовка проекта приказа включает следующие стадии:

– изучение существа вопроса, знакомство с законодательными актами и другими документами, издававшимися по этому вопросу, проработка информационно-справочных документов предприятия (справок, отчетов, писем);

– подготовка текста документа;

– согласование текста;

– подписание приказа;

– доведение до сведения исполнителей.

Подготовку приказа, как правило, поручают структурному подразделению, группе лиц, отдельному должностному лицу.

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагают факты, раскрывают причины и цели, послужившие основанием для создания приказа. Если в основу приказа положен документ государственных органов, то нужно указать наименование документа, его автора, дату, номер, заглавие. Констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительную часть начинают словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое пишут прописными буквами от нулевого положения табулятора (левое поле). Текст делят на пункты.

Распорядительные пункты строят последовательно по схеме:

– исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия или структурное подразделение, организация);

– действие;

– срок.

Последний пункт приказа формулируют следующим образом: контроль за исполнением приказа возложить на (наименование должности, инициалы, фамилия). Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, то пункт о контроле писать не надо.

Дата приказа – это дата его подписания, начало его действия. Подписывает приказ руководитель организации, в его отсутствие – заместитель.

Внесение изменений и дополнений в приказ после подписания не допускаются без разрешения подписавшего документ.

К проекту приказа составляют список рассылки, куда входят подразделения, организации, должностные лица, которых касается приказ.

Проект приказа до подписания согласовывают (виза) с руководителями структурных подразделений, должностными лицами, ответственными за исполнение, заместителями руководителя, отвечающими за данные вопросы, юристом. Виза включает: название должности визирующего, подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата.

Может осуществляться и внешнее согласование с разными организациями, если приказ затрагивает их интересы, органами государственного контроля, коллегиальными и общественными организациями.

Оформляют согласование грифом согласования или листом согласования. Гриф согласования включает следующие элементы: слово СОГЛАСОВАНО, название должности, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату.

Можно делать копии приказов и выписки из них согласно списку на рассылку. Дополнительные копии можно снять с разрешения руководителя.

Подлинники приказов хранят в канцелярии и не выдают для пользования.

Формуляр-образец ПРИКАЗА включает реквизиты:

– наименование организации (наименование, министерства или ведомства, структурного подразделения);

– наименование вида документа – ПРИКАЗ;

– дата, номер (в пределах календарного года);

– место издания (город);

– текст;

– заголовок (начинают с предлога «О» или «Об», например, «Об итогах.... »);

– подпись;

– визы согласования;

– отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Приказы оформляются на общих или специальных бланках, где типографским способом нанесено название документа – ПРИКАЗ.

Подписанные приказы передают в канцелярию (общий отдел или секретарю) для регистрации.

Пример формуляра-образца приказа


Наименование министерства

или ведомства


^ НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ


Наименование структурного

подразделения


ПРИКАЗ


00.00.000000-00


Место издания (город)


Заглавие (краткое содержание,

выраженное отглагольным

существительным в предложном

падеже, начиная с предлога «О»)


Текст констатирующей части приказа. Приводятся факты, послужившие основанием для издания приказа. Констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительную часть начинают словом ПРИКАЗЫВАЮ (пишется отдельно на строке).

1. Полное наименование должности исполнителя. Фамилия, Имя, Отчество в дательном падеже или наименование структурного подразделения. Необходимые действия выражают глаголом в неопределенной форме. Срок действия (указывают без употребления слова «срок»).

2. Полное наименование должности. Фамилия, Имя, Отчество или структурное подразделение. Если в пункте несколько действий, разных по характеру, то каждое выделяют в подпункт.

2.1. Действие и срок исполнения.

2.2. То же.

3. Последний пункт имеет постоянную формулировку:

Контроль за исполнением приказа возложить на (структурное подразделение или лицо, на которое возлагают контроль, наименование должности, фамилия, инициалы в винительном падеже).


Наименование

должности руководителя И.О. Фамилия


Главный бухгалтер


Подпись И.О. Фамилия


Дата


1.3.1.2 Распоряжение


Распоряжение – правовой акт управления государственного органа, имеет обязательную силу для граждан и организаций, которым оно адресовано. Эту форму управления используют: предприятия, организации, министерства, правительство, администрации городов, районов и т.д.

Распоряжения могут быть рассчитаны на длительный срок действия и кратковременные, касающиеся быстрого решения конкретного вопроса.

Текст распоряжения состоит из констатирующей и распорядительной части. В первой указывают цель или причину распоряжения, во второй, начинающейся словом ОБЯЗЫВАЮ, – предписываемые действия. В констатирующей части целесообразно использовать такие устойчивые формулировки, как «в соответствии», «в связи», «в целях» и т.п.

^ Формуляр-образец распоряжения состоит из реквизитов:

– наименование организации – автора документа;

– наименование вида документа – РАСПОРЯЖЕНИЕ;

– дата, номер (в пределах календарного года);

– место издания;

– заголовок;

– подпись;

– текст;

– гриф согласования;

– отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Распоряжение оформляют на бланках формата А4.

Проект распоряжения должен быть согласован с организациями или должностными лицами, которые заинтересованы в данном документе.

Исполнителями распоряжений могут быть учреждения, структурные подразделения или должностные лица. В последнем пункте указывают лиц, на которых возлагают контроль за исполнением распоряжения.
^

Формуляр-образец распоряжения



НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ


РАСПОРЯЖЕНИЕ


00.00.000000-00


Место издания (город)


Заглавие начинается

с вопроса – «О чем...»


Текст документа может начинаться с констатирующей части (излагается цель или причина создания). Констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительная часть начинается словом ОБЯЗЫВАЮ

Распорядительные пункты строят по схеме: исполнитель – действие – срок.

Последний пункт распоряжения формулируют следующим образом:

Контроль за выполнением распоряжения возложить на (наименование должности, инициалы, фамилия).

Текст печатают через 1,5 интервала.


Наименование должности лица,

подписавшего документ И. О. Фамилия


Гриф согласования

или визы



1.3.1.3 Указание


Указание – распорядительный документ организационно-методического характера, издаваемый органами государственного управления; министерствами, ведомствами; организациями по вопросам, связанным с процессом исполнения приказов, инструкций и других документов (при оформлении командировок, наложении взысканий и т.д.).

В организациях право издания указания предоставлено руководителям, их заместителям, руководителям структурных подразделений, которые действуют на правах единоначалия в пределах их компетенции.

Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть раскрывает причины издания документа и обычно начинается с устойчивых формулировок: «Во исполнение... », «В целях...» , «В соответствии...»

Распорядительная часть начинается словом ОБЯЗЫВАЮ или ПРЕДЛАГАЮ. Текст может делиться на пункты и подпункты. Каждый пункт строят по схеме: исполнитель (в дательном падеже после ПРЕДЛАГАЮ или в родительном падеже после ОБЯЗЫВАЮ) – действие – срок исполнения.

В последнем пункте указывают лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа (указывают должность, инициалы, фамилию). Если контроль за исполнением указания берет на себя руководитель, подписавший его, то последний пункт не нужен. Датой указания является дата его подписания. Оформляют указание на бланках формата А4 или листе бумаги с воспроизведением всех реквизитов документа.

Формуляр-образец указания состоит из реквизитов:

– наименование организации (наименование министерства, ведомства,

– структурного подразделения);

– наименование вида документа – УКАЗАНИЕ;

– дата, номер (в пределах календарного года);

– место издания – город;

– заголовок;

– текст (пишется через 1,5 интервала) – подпись;

– визы или гриф согласования;

– отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

^

Пример формуляра-образца указания



Наименование ведомства


НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ


Наименование структурного

подразделения


УКАЗАНИЕ


00.00.000000-00


Место издания (город)


Заглавие выражает краткое

содержание, начинается

предлогом «О...»


Текст констатирующей части. Может быть дан пересказ акта вышестоящего органа, для исполнения которого издают данный документ. Указывают автора, полное название, поисковые данные (номер, дату) документа.

Констатирующей части может не быть. Распорядительная часть начинается словом

ОБЯЗЫВАЮ (пишется крупно).

Если согласно законодательству исполнителя нельзя обязать выполнять действия, так как они не входят в его должностные обязанности, то распорядительную часть начинают словом

ПРЕДЛАГАЮ

1. Излагают текст в повелительной форме. Схема построения распорядительной части документа: исполнитель (полное наименование должности, ФИО) – действие (глагол в неопределенной форме) – срок исполнения (без слова срок).

2. В последнем пункте указывают должностное лицо, на которое возложен контроль за исполнением документа.


Наименование должности лица,

подписавшего документ И. О. Фамилия

^

1.3.2 Распорядительные документы, издаваемые в условиях

коллегиального принятия решения



К распорядительным документам, издаваемым в условиях коллегиального принятия решения, относятся постановления и решения.

Эти распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т.п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации. На основе коллегиальности действуют федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.

В системе коллегиальных органов особое место занимают совещательные по своему статусу органы, например, коллегии министерств, дирекции при руководителях и др. Решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа.


1.3.2.1 Постановление


Постановление – документ, который издают высшие органы государственной власти, – комитеты и комиссии, образуемые при органах власти.

Различают постановления организационного характера и адресуемые для исполнения другим органам. Первые позволяют решать организационные вопросы деятельности комиссий, комитетов (вопросы, связанные с созданием органа, распределением обязанностей между членами, утверждением плана). Вторые предназначены для исполнения предприятиями, учреждениями, должностными лицами.

Комиссии, обладающие властными полномочиями (административные, наблюдательные, по делам несовершеннолетних), принимают постановления, обязательные для исполнения.

Комиссии, не обладающие властными полномочиями, принимают постановления рекомендательного характера («Предложить», «Рекомендовать»). В постановлениях раскрывают хозяйственные, политические и организационные вопросы. Часто с помощью постановлений утверждают разные нормативные документы.

Текст постановления состоит из констатирующей и распорядительной части. Подписывает постановление председатель коллегиального органа и секретарь. Проект постановления визирует юрисконсульт.

Постановление печатают на бланках формата А4.

Формуляр-образец постановления состоит из реквизитов:

– наименование организации;

– наименование вида документа – ПОСТАНОВЛЕНИЕ;

– место издания;

– дата, номер (дату проставляют при подписании);

– заголовок;

– текст;

– подпись;

– гриф (визы) согласования (если нужно);

– отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
^

Пример формуляра-образца постановления



Правительство

Ленинградской области


КОМИССИЯ ПО ПРИВАТИЗАЦИИ


ПОСТАНОВЛЕНИЕ


16.03.201215-01


Санкт-Петербург


«О ...»


В связи с ... комиссия по ...

ПОСТАНОВЛЯЕТ

1. Предложить правительству ...:

1.1. Изменить порядок ... в соответствии с решением : №___________ от _________

«О проведении ...»

2. ...


Председатель комиссии Подпись И.О. Фамилия

Секретарь Подпись И.О. Фамилия


1.3.2.2 Решение


Решение – распорядительный документ коллегиального органа управления. Издается министерствами, ведомственными, научными советами.

Решения издают организации (при коллегиальном управлении и при единоначалии), государственные органы и общественные организации.

Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части указывают причины издания решения, цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если решение издают на основании распорядительного документа вышестоящего органа, то в констатирующей части указывают название, номер, дату, заголовок этого распорядительного документа.

В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем пишут слово РЕШИЛ прописными буквами на отдельной строке.

Распорядительную часть можно делить на пункты, где указывают исполнителя (организацию, структурное подразделение, должностное лицо) – действие – срок исполнения.

Решение подписывает председатель и секретарь коллегиального органа. При этом они не вправе менять содержание текста.

Решение оформляется на бланках формата А4.

Формуляр-образец решения состоит из реквизитов:

– наименование организации;

– наименование вида документа – РЕШЕНИЕ;

– дата (принятие решения на заседании коллегиального органа), номер;

– место издания;

– заголовок к тексту;

– текст;

– подпись (председателя, секретаря);

– визы согласования (составителя, руководителя подразделения, вносящего проект решения, исполнителей, юрисконсульта, должностных лиц, ответственных за исполнение решения);

– отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
^

Пример формуляра-образца решения




НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ


РЕШЕНИЕ


00.00.000000-00


г. Бийск


О ходе выполнения поставок

древесины на I квартал 2012 г.


Текст констатирующей части документа (причины издания, цели), ссылка, если нужно, на распорядительный документ вышестоящего органа.


Распорядительная часть начинается словом:

Коллегия министерства


^ РЕШИЛА (РЕШИЛ)


Текст пунктов оформляется по схеме: исполнитель – действие –срок.


Последний пункт: контроль за исполнением возложить на должность, инициалы, фамилия.


Председатель И.О. Фамилия


Секретарь И.О. Фамилия


Визы (руководителей подразделений, вносящих проект решения, исполнители,

Юрисконсульт и т.д.).


^



2 ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА



Цель работы: приобрести навыки в составлении организационно-правовых и организационно-распорядительных документов


^ 2.1 Правовая и распорядительная системы документации


Изучить теоретический материал по теме занятия в конспектах лекций и методических рекомендациях.

Устно подготовится к контрольному опросу, ответив на вопросы.

1. Что включает в себя понятие системы документации?

2. Что представляет собой организационно-правовая система документации?

3. Что представляет собой организационно-распорядительная система документации?

4. Правила оформления реквизита адресат.

5. Правила оформления реквизита справочные данные.

6. Правила оформления реквизита резолюция.

7. Правила оформления реквизита подпись.

8. Правила оформления реквизита отметка о контроле.

9. Правила оформления реквизита наименование организации.

10. Правила оформления реквизита заголовок к тексту.

11. Правила оформления реквизита отметка о передаче документа на архивное хранение.

12. Классификация бланков документов по автору документов.

13. Классификация бланков документов по виду документов.

14 Классификация документов по расположению реквизитов.

15. Какие требования предъявляются к оформлению управленческих документов?

16. Техника безопасности при проведении лабораторной работы.


Приготовьте в электронном и бумажном варианте:

а) титульный лист;

б) цель работы.


Задание. Составьте и оформите два управленческих документа по ГОСТ Р. 6.30­2003. Все документы оформите от одного юридического лица. Варианты задания представлены в таблице 2.


Таблица 2 – Управленческие документы


Вариант

Документы

1

2

01

− Приказ о переводе вас на другую работу;

− должностная инструкция бухгалтера по технике безопасности

02

− Приказ о вашем приеме на работу;

− должностная инструкция кассира по технике безопасности

03

− Приказ о вашем увольнении переводом в другую организацию;

− положение о структурном подразделении ДОУ

04

− Приказ о поощрении бухгалтера И.В. Ивановой;

− должностная инструкция секретаря-референта О.И. Кузнецовой

05

− Распоряжение о передаче дел увольняемыми сотрудниками;

− договор поставки оборудования.

06

− Приказ о приеме вас на работу бухгалтером;

− штатное расписание закрытого акционерного общества «Д и О»

07

− Приказ директора производственного кооператива «Заря» о направлении вас в командировку;

− технологическая инструкция

08

− Приказ о создании службы ДОУ;

− должностная инструкция инженера-химика по технике безопасности

09

− Приказ о прохождении медосмотра;

− ваш трудовой договор

10

− Приказ о проведении субботника;

− должностная инструкция товароведа по технике безопасности

11

− Приказ о работе с документами предприятия «Россвязьинформ»;

− должностная инструкция продавца-кассира по технике безопасности

12

− Приказ о предоставлении вам отпуска;

− трудовой договор с бухгалтером


Продолжение таблицы 2

1

2

13

− Приказ о вашем увольнении в связи ликвидацией предприятия;

− регламент

14

− Распоряжение о сроках предоставления авансовой отчетности;

− должностная инструкция зав. магазином по технике безопасности

15

− Решение;

− правила внутреннего распорядка предприятия

16

− Положение о службе делопроизводства;

− договор о материальной ответственности продавца

17

− Указание;

− должностная инструкция бухгалтера по технике безопасности

18

− Договор аренды помещения;

− приказ о вашем совмещении

19

− Приказ об освобождении вас от работы в фирме «Орбита» в связи с переездом на новое местожительство;

− технологическая инструкция

20

− Приказ о вашем поощрении;

− должностная инструкция кассира по технике безопасности


^ Содержание лабораторного отчета:

1) титульный лист;

2) цель работы;

3) практическая часть;

4) выводы.


Примерный перечень вопросов для защиты лабораторной

работы


1. Нормативно-методическое регулирование делопроизводства.

2. Общегосударственные нормативно-методические документы организации.

3. Унификация и стандартизация управленческих документов.

4. УСД и УСОРД. ЕГСДОУ. Основные направления развития.

5. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

6. Системы документации.

7.Стандарт на организационно-распорядительные документы (ГОСТ Р. 6.30-2003). Состав реквизитов документов и правила их оформления.

8. Бланки документов предприятия. Классификация бланков документов.

9. Примеры продольного и углового бланков документов.

10. Бланк должностного лица: реквизиты.

11. Бланк организации: реквизиты.

12. Бланк структурного подразделения: реквизиты.

13. Общий бланк: реквизиты.

14. Бланк конкретного вида документов: реквизиты.

15. Бланк письма: реквизиты.

16. Форматы и поля бланков документов.

17. Общие правила подготовки служебных документов.

18. Назначение и состав организационно-правовой документации.

19. Устав предприятия: содержание, правила оформления, обязательные реквизиты.

20. Учредительный договор: правила оформления, обязательные реквизиты.

21. Положение о структурном подразделении: содержание, правила оформления, обязательные реквизиты.

22. Регламент и штатное расписание: правила оформления, обязательные реквизиты.

23. Инструкции: содержание, правила оформления, обязательные реквизиты.

24. Должностная инструкция: правила оформления, обязательные реквизиты.

25. Назначение и состав распорядительной документации.

26. Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решения.

28. Процедура издания распорядительных документов в условиях коллегиального принятия решения.

29. Виды приказов. Порядок составления, оформления, доведения до исполнителей. Обязательные реквизиты. Сроки хранения.

30. Распоряжение. Порядок составления, оформления, доведения до исполнителей. Обязательные реквизиты. Сроки хранения.

31. Указание. Порядок оформления. Обязательные реквизиты. Сроки хранения.

32.Решение. Порядок оформления. Обязательные реквизиты. Сроки хранения.

33. Постановление. Порядок составления, оформления, доведения до исполнителей. Обязательные реквизиты. Сроки хранения.


2.2 Требования безопасности


^ 2.2.1 Требования безопасности в компьютерном классе


Включение ПЭВМ и других электроприборов производится только с разрешения руководителя занятия (преподавателя) и специалиста по работе на ПК (оператора) компьютерного класса.

Студенту перед включением ПЭВМ необходимо:

– подготовить рабочее место, убрать ненужные для работы предметы;

– о всех замеченных технических неисправностях сообщить руководителю занятия, специалисту по работе на ПЭВМ.

Запрещается:

– работать на неисправных ПЭВМ и средствах оргтехники;

– перекоммутировать оборудование;

– работать без соответствующего освещения и вентиляции рабочего места;

– работать, если при прикосновении к корпусам оборудования ощущается действие электрического тока;

– вскрывать корпуса ПЭВМ и средств оргтехники, разбирать периферийные и другие устройства;

– без необходимости включать принтер и другие периферийные устройства;

– оставлять без присмотра включенные в электросеть ПЭВМ, средства оргтехники и другие электроприборы.

Требования безопасности по окончании работы

Студентам необходимо:

– закрыть приложения, завершить сеанс работы, обесточить ПЭВМ, средства оргтехники и иное оборудование;

– привести в порядок рабочее место, убрать вспомогательные материалы и инструменты.

^ Требования безопасности в аварийных ситуациях

При возникновении сбоев в работе, появлении дыма, искрения, посторонних шумов и запахов, теплового излучения, при ощущении действия электрического тока от прикосновения к корпусам ПЭВМ, средствам оргтехники, приборам и инструментам, необходимо отключить их от электрической сети и сообщить об этом руководителю занятия (преподавателю), специалисту по работе на ПК (оператору).

^

2.2.2 Требования к пользователям ПЭВМ



Общие положения:

– пользователю не гарантируется конфиденциальность информационного обмена и сохранность информации;

– пользователь несет полную ответственность за действия, связанные с работой на ПЭВМ и средствах оргтехники, использования сетей, от его имени или с закрепленного за ним рабочего места;

Пользователь имеет право:

– работать на одном компьютере, с любыми приложениями, установленными на этом рабочем месте, создавать и хранить в отведенном для этого месте документы и файлы, созданные в процессе работы или полученные из сетевых ресурсов, пользоваться информацией из внутренних и глобальных сетевых ресурсов;

– получить и использовать адрес электронной почты установленного образца и характеристик на время работы или обучения в институте;

– принимать участие во внутриинститутских конференциях и использовать другие, незапрещенные сетевые коммуникации;

Пользователь обязан:

– перед началом работы пройти инструктаж по ТБ и мерам ПБ, ознакомиться с настоящим руководством;

– знать и выполнять правила работы на ПЭВМ и средствах оргтехники;

– регистрироваться в системе только под своим именем, использование чужих имен и паролей не допускается;

– для самостоятельной работы с ПЭВМ надо пройти предварительное обучение и иметь соответствующий допуск (разрешение), предъявить специалисту по работе на ПК (оператору) КК документ, удостоверяющий личность: служебное удостоверение, студенческий билет или зачетная книжка;

– работая в сети, соблюдать общепринятые нормы этики и морали;

– соблюдать санитарные нормы в КК;

– о всех нарушениях немедленно сообщить руководителю занятия, специалисту по работе на ПК (оператору).

Категорически запрещено:

– без разрешения преподавателя (оператора) входить и работать с ПЭВМ и средствами оргтехники;

– без разрешения преподавателя (оператора) работать с личными носителями информации;

– работать с ПЭВМ в верхней одежде;

– работать положив клавиатуру на колени;

– перегружать компьютер клавишей «POWER»;

– открывать корпус системного блока, монитора, периферийных устройств;

– перемещать, перекоммутировать устройства ПЭВМ, располагать на них посторонние предметы;

– самостоятельно устранять какие-либо неисправности;

– модернизировать или изменять параметры (настройки) операционной системы;

– прикасаться пальцами к экрану монитора и изменять его настройки и настройки периферийных устройств;

– устанавливать любые программы, а также запускать программы не относящиеся к учебному процессу, способные получать информацию о сетевых настройках, ресурсах, мешающие нормальной работе других пользователей;

– вставлять в дисковод или привод CD-ROM дискеты, CD-диски, а так же посторонние предметы;

– просматривать, использовать сетевые ресурсы других пользователей;

– передавать свои сетевые регистрационные имена и пароли другим лицам;

– применять методы, приемы работы, нарушающие нормальную работу других пользователей;

–создавать, использовать вредоносные программы, способные нарушить нормальную работу ПЭВМ или нормальную работу других пользователей;

– предпринимать попытки несанкционированного доступа к близлежащим или удаленным серверам;

– подписываться на любые списки, рассылки, не соответствующие целям и основным видам деятельности, осуществляемым институтом;

– производить массовые рассылки электронных писем, рассылать сообщения, содержащие просьбу переслать данное сообщение другим пользователям, создавать и поддерживать сетевые ресурсы, противоречащие законодательству РФ.


ЛИТЕРАТУРА


1. Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство. Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия / М.В. Стенюков. – М.: Книга сервис, 2003. − 160 с.

2. Рогожин, М.Ю. Организация делопроизводства предприятия (на основе ГОСТ Р 6.30-2003): учебно-практическое пособие / М.Ю. Рогожин. − М.: Издательство РДЛ, 2003. − 208 с.

3. Делопроизводство [Организация и технология документационного обеспечения управления]: учебник для вузов / Т.В. Кузнецова [и др.]; под ред. Т.В. Кузнецовой. – М. : ЮНИТИ, 2001. − 359 с.

4. Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: уч. пособие / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. – М.: ИНФРА-М, 2002. − 320 с.

5. ГОСТ 6.30-2003. Система организационно-распорядительной документации: требования к оформлению документов / Государственный комитет СССР по управлению качеством продукции и стандартам. − М.: Издательство РДЛ, 2003.

6. Макрушина, Т.И. Теоретические основы делопроизводства: методические рекомендации по выполнению индивидуальных заданий по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция» / Т.И. Макрушина, А.Л. Верещагин; Алт. гос. техн. ун-т, БТИ. – Бийск: Изд-во Алт. гос. техн. ун-та, 2009. – 54 с.


^ Учебное издание


Макрушина Татьяна Ивановна


Правовая и распорядительная системы

документации


Методические рекомендации по выполнению лабораторных работ

по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция» для студентов

специальности 080401 всех форм обучения


Редактор Малыгина И.В.

Технический редактор Сазонова В.П.

Подписано в печать 27.03.12. Формат 60×84 1/16.

Усл. п.л ... Уч.-изд. л. ...

Печать – ризография, множительно-копировальный

аппарат «RIZO EZ300»


Тираж 25 экз. Заказ 2012-

Издательство Алтайского государственного

технического университета


656038, г. Барнаул, пр-т Ленина, 46


Оригинал-макет подготовлен ИИО БТИ АлтГТУ

Отпечатано в ИИО БТИ АлтГТУ

659305, г. Бийск, ул. Трофимова, 27


^

Министерство образования и науки РФ


Бийский технологический институт (филиал)

федерального государственного бюджетного образовательного

учреждения высшего профессионального образования
          1. ^
            «Алтайский государственный технический университет
          2. им. И.И. Ползунова»



Т.И. Макрушина


Правовая и распорядительная системы

документации


Методические рекомендации к выполнению лабораторных работ по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция» для студентов

специальности 080401 всех форм обучения


……………………………………………………Т.И. Макрушина


Зав. кафедрой……………………...…………....А.Л. Верещагин


Председатель ФК МКО………………..……….И.В. Щеглова

Нормоконтролер………………............………...Е.А. Морозова


Зав. библиотекой……………………….……….О.В. Перышкина


Редактор…………………….…………………...


Первый зам. директора по УР………………….В.А. Харитонов


Бийск

Издательство Алтайского государственного технического

университета им. И.И. Ползунова

2012




Похожие:

Методические рекомендации по выполнению лабораторных работ по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция» для студентов iconМетодические рекомендации по выполнению индивидуальных заданий по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция» для студентов специальности
Методические рекомендации по выполнению индивидуальных заданий по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция» для студентов специальности...
Методические рекомендации по выполнению лабораторных работ по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция» для студентов iconМетодические рекомендации по выполнению индивидуальных заданий по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция» для студентов специальности
Макрушина, Т. И. Теоретические основы делопроизводства: методические рекомендации по выполнению индивидуальных заданий по дисциплине...
Методические рекомендации по выполнению лабораторных работ по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция» для студентов iconМетодические рекомендации по выполнению индивидуальных заданий по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция» для студентов специальности
Макрушина, Т. И. Индивидуальные задания: методические рекомендации по выполнению индивидуальных заданий по дисциплине «Делопроизводство...
Методические рекомендации по выполнению лабораторных работ по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция» для студентов iconМетодические рекомендации по выполнению лабораторной работы по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция» для студентов специальности
Макрушина, Т. И. Справочная система длкументации: методические рекомендации по выполнению лабораторной работы по дисциплине «Делопроизводство...
Методические рекомендации по выполнению лабораторных работ по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция» для студентов iconМетодические рекомендации для выполнения лабораторных работ / Т. И. Макрушина. Бийск: бти алт гту, 2012. − с. Практическая часть
Методические рекомендации к выполнению лабораторной работы по дисциплине Информационное обеспечение
Методические рекомендации по выполнению лабораторных работ по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция» для студентов iconМетодические рекомендации по выполнению лабораторных работ по дисциплине «Информационное обеспечение товароведения и экспертизы товаров» для студентов
«Информационное обеспечение товароведения и экспертизы товаров» для студентов специальности 080401 всех форм обучения / Т. И. Макрушина;...
Методические рекомендации по выполнению лабораторных работ по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция» для студентов iconПрактикум по курсу «Информатика» ч. Составили И. Н. Зотов, С. В. Молокова, Е. В. Зыкова- иркутск, 2004. 20с
Методические указания к выполнению лабораторных работ для студентов специальностей 130100 и 130300
Методические рекомендации по выполнению лабораторных работ по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция» для студентов iconМетодические рекомендации по выполнению контрольной работы по дисциплине «Федеральные налоги и сборы» для студентов заочной формы обучения

Методические рекомендации по выполнению лабораторных работ по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция» для студентов iconТестовые задания по дисциплине «гражданское право и гражданский процесс» по разделу 1 «общие положения гражданского права» для студентов специальности 031001 «Правоохранительная деятельность»
Методические рекомендации и задания по выполнению проверочной работы по дисциплине
Методические рекомендации по выполнению лабораторных работ по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция» для студентов iconМетодические рекомендации по выполнению практических работ по предмету «Химия»
Методические рекомендации предназначены для проведения практических работ на занятиях по органической и общей химии
Разместите кнопку на своём сайте:
Документы


База данных защищена авторским правом ©cl.rushkolnik.ru 2000-2013
При копировании материала обязательно указание активной ссылки открытой для индексации.
обратиться к администрации
Документы